Гуртковому скарбнику

Травень 15, 2012

Раніше ми писали про те, що нерідко обов’язки скарбника у пластовому курені зводяться тільки до збирання внесків, хоча згідно з правильником УПЮ його повноваження значно ширші. Сьогодні публікуємо інформацію про те, як бачили  успішне провадження ділянки гурткового скабника засновники Пласту.

Навчися орудувати несвоїми грішми і зберігати їх. Не Твій гріш у Твоїх руках – свята річ. Багато чи мало тих грошей, Ти мусиш їх берегти і кожної хвилини бути готовим здати по них детальний звіт.

Якщо їх більше, тоді треба Твому гурткові стати членом ощадного товариства і зберігати їх.

Але звичайно невеличкий капітал буде у Твоїх руках: дрібні вкладки членів, може з їхнього власного заробітку, частіше з заробітку їх бітьків. Та все таки за якийсь час зможете придбати гурткові не одне таке, чого один член сам для себе не зміг би придбати, а в гуртку зможуть усі спільно тим користуватись. Це може бути бібліотека з цікавими книжками, може м’яч, може, шатро для прогулянок, може, вонд на спільну мандрівку, чи хвилева підмога другові. І без числа інших потреб.

Треба лише, щоб Ти сумлінно і певно зберігав цей гуртковий капітал, щоб ти орудував ним лише в порозумінні з гуртком, по змозі за порадою досвідних і довірених старших осіб. Важливо, щоб ти також вів рахунки і щоб Ти теж придумував, як можна б цей капітал побільшити. Бо, наприклад, можна за ці гроші закупити якийсь прилад, що ним міг би гурток, чи один-два його члени, запрацювати дальші гроші,  і то більше, ніж можна зібрати з членських внесків…

… Гурткові гроші завжди тримай цілком окремо і ніколи не мішай з ними будь яких інших, наприклад власних грошей. Ніколи не позичай собі самому гурткових грошей. Кожної хвилини будь готовий здати докладний рахунок зі стану гурткової каси і домагайся сам, що якийсь час, перевірки твоєї діяльності. Перераховуй дбайливо і безпечно усі касові документи і в усіх випадках домагайся докладних посвідок. Сам теж видавай докладні посвідки на гроші, що впливають до каси.

Навчися співдіяти з гуртковим провідником. Хай він підпише тобі кожну посвідку на кожен видаток і Твою записку прибутку до каси. Треба, щоб Ти придбав до гуртка відповідну касову книгу і в ній записував окремо витрати, окремо прибутки так, щоб при перевірці згоджувалися всі рахунки, сума прибутків, сума витрат і стан каси. (Зразки сучасних фінансових бланків для книги скарбника можна скачати тут. – ред.)

Джерело: Життя в Пласті. Видання четверте. Торонто, 1997 р. – с. 268-269

Раніше ми писали про те, що таке фінансове планування і чому є необхідним, особливо в Пласті. Вміння складати довгострокові фінансові плани та короткострокові кошториси окремих заходів дає змогу адекватно оцінити свої можливості та попередити можливі небезпеки. Сьогодні мова піде про ще один різновид фінансового плану, а саме бюджет – документ, що допомагає правильно розподілити наявні фінансові ресурси та проконтролювати їх використання.

Слово “бюджет” походить від давньофранцузького bougette – шкіряний мішок, сумка. З норманським завоюванням це слово проникло до Англії і почало використовуватися в дещо іншій інтерпретації. В означений день канцлер Казначейства Англії відкривав свій бюджет, тобто сумку, у якій містилися папери або рахунки. З неї він викладав перед Палатою громад минулорічні фінансові результати та план доходів і видатків на наступний період. Звідси і вислів “відкрити бюджет”, що означав представити ці документи на затвердження парламенту. Пізніше цим словом почали називати промову канцлера казначейства, присвячену питанням фінансів. А з кінця XVIII століття – вже сам документ, котрий містив розпис доходів і видатків країни.

Сьогодні слово “бюджет” використовують, коли мова йде про будь яке грошове господарство. Тому говорять про бюджет країни, міста, організації і навіть окремої людини чи сім’ї. Так, наприклад, сімейний бюджет – це розпис грошових доходів і витрат сім`ї, що складається зазвичай на місячний термін у вигляді таблиці.

Фактично бюджет виконує дві основні функції – розподільчу і контрольну. По-перше – з його допомогою можна розподілити, на що підуть ваші гроші (це як мінімум дозволяє не витратити не більше ніж маєте:)). А по-друге – бюджет дозволяє проконтролювати, наскільки ваше фактичне використання коштів збігається із запланованим у бюджеті (чи часті походи в кіно не змусять вас гризти суху шкоринку в кінці місяця:)). З його допомогою, ви зможете бачити куди йдуть ваші гроші, наскільки ефективно ви їх витрачаєте і наскільки реалістичними є ваші плани.

Найчастіше бюджет складають у вигляді таблички з двох колонок – в одній розписуєте свої доходи, в іншій – витрати. Якщо підбити підсумки у обох колонках, ці суми повинні зійтися. Тобто витрати повинні дорівнювати доходам. Така ситуація називається Балансом бюджету.

Ці таблички можна робити вручну чи в електронному вигляді. А додаткові програми, що пропонуються для Microsoft Office дозволяють навіть використовувати готові шаблони для вашого бюджету. Навіть табличку створювати не потрібно. Просто вписуйте свої цифри. А попрактикуватися вам допоможуть задачки про сімейний бюджет.

Успіхів вам і збалансованого бюджету:)

“Багато є таких, хто любить Україну до глибини душі і зовсім небагато тих, хто любить до глибини власної кишені”.

Євген Чикаленко

Пластовий семінар з управління фінансами

«Основи фінансової зарадності (ОФБ)»

Дорогий друже, запрошуємо тебе взяти участь у семінарі з управління фінансами. Добробут та успіх організації залежить від успішності її членів. Тому команда організаторів пропонує взяти участь у денному семінарі під час якого ти:

* Навчишся управляти власним фінансовим портфелем під керівництвом досвідчених інструкторів, дізнаєшся як уникати втрат під час кризи;

* Дізнаєшся як ефективно побудувати кар’єру;

* Дізнаєшся як ефективніше презентувати свою станицю /курінь й залучати додаткові фінансові ресурси;

*Отримаєш можливість виграти цінний приз.

Промовцями на семінарі будуть провідні фахівці з управління фінансів, викладачі бізнес-шкіл. Конкретний перелік буде повідомлений зголошеним ближче до 3 березня. Семінар складатиметься з 2 частин: підготовчого етапу та очної частини. Під час підготовчого етапу зголошені учасники отримують завдання, які вони повинні будуть виконати. На другому етапі експерти оцінять виконані завдання, відбудеться майстер клас з побудови кар’єри та презентації пластових частин.

Коли? Семінар відбудеться 4 березня у м.Києві

До участі у семінарі запрошуються всі пластуни старші 15 років.

Для участі в мастер-класі потрібно: Зголоситись до 5 лютого на e-mail: finansovyjvyshkil@gmail.com, вказавши прізвище й ім’я, вік, улад, станицю, контактний номер, місце роботи/навчання

Питання? Звертайся на скриньку finansovyjvyshkil@gmail.com, до організаторів вишколу (ст.пл. Тичківський Роман +380971207430, ст.пл. Хом’як Василь +380675058496).

Як показує досвід, планування річ необхідна, але недостатня. І стосується це не тільки фінансів. Як часто ми складаємо грандіозні плани, наприклад щодо власного розвитку і як рідко ми самі перевіряємо чи заплановане збігається з реальністю. Якби ж ми підбивали проміжні підсумки і час від часу аналізували чи дійсно те, що ми робимо є частиною обраної нами стратегії, збитися на манівці було б набагато важче.

Коли йдеться про гроші чи господарський виряд, такі звіряння потрібні навіть більше. Бо ж як скарбнику вдосконалювати існуючу ситуацію і складати плани на майбутнє, якщо не проаналізувати діяльність попереднього скарбника? Оцінюючи те, наскільки вдалося зреалізувати заплановане, можна визначити слабкі і сильні місця попередньо вибраної стратегії. І це відповідно дозволяє уникати подібних помилок в майбутньому, і навпаки використовувати свої вже перевірені переваги.

Саме для цього пропонуємо вам час від часу (бажано з певною періодичністю) складати звіт про фінансову діяльність – чи для себе, чи для куреня, чи для осередку. Серед бланків для фінансового звітування куренів (котрі можна знайти тут), бланк фінансового звіту виглядає майже так само, як бланк фінансового плану. Це зроблено навмисне для того, щоб могти порівняти ці два документи і неозброєним оком побачити чи сильно план відрізняється від фактичної діяльності, і відповісти собі на запитання “чому так?”.  Можна використовувати також інші бланки, наприклад для того, щоб проаналізувати які статті вашого бюджету були найбільш дохідними, а які – найбільш витратними. Звіт про використання та надходження коштів варто складати також після організації куренем чи осередком більших акцій – це дозволяє побачити на конкретних прикладах, наскільки ваші розрахунки були правильні та обгрунтовані.

Як і у випадку з плануванням, бланки для звітування можна розробляти залежно від потреб осередку. Головне, щоб книга фінансового діловода такий документ містила. Бо звіт – це впершу чергу аналіз зробленого,  а аналіз – це матеріал для висновків і подальших планів, як на рівні гуртка, так і на рівні цілого краю.

То ж хай ваша пластова одиниця буде міцною цеглинкою цілого товариства!

Літо несподівано застало ваш курінь з дірявими наметами? Вітальня ваших батьків схожа на поле бою, бо куреню не вистачило грошей на оренду залу для святкування дня народження? Пошиття прапора довелося відмінити, бо всі гроші пішли на комунальні послуги?

Щоб відсутність грошей не стала перешкодою для реалізації вашого плану діяльності, пропонуємо долучити до нього також фінансовий план. У цьому документі якраз і вартує вказати, які фінансові потреби матиме курінь, гурток чи станиця протягом року, і з яких джерел він планує ці потреби покривати. Таким чином ви зможете розрахувати свої сили, та подумати, як зробити свої плани реальністю. Окремий фінансовий план (кошторис) радимо складати також для великих та витратних заходів.

Згідно пластових правильників, за підготовку, презентацію та реалізацію фінансового плану відповідає провід пластової одиниці в особі скарбника чи фінансового діловода. Саме він і звітує про успіхи у цій ділянці на курінній раді чи зборі станиці.

Прикладові бланки до книги скарбника, що допоможуть при складанні фінансового плану можна знайти тут. Пакет програм Microsoft Office пропонує готовий електронний шаблон кошторису заходу, який полегшує створення такого документу. Подібні бланки можна розробити також самим. Все залежить від ваших потреб та вашого плану діяльності.

Хай вміле планування береже вас від поспішних рішень і необдуманих витрат. Успіхів у реалізації задумів!

Пластові внески, це не тільки джерело фінансів для куреня чи осередку, але й важливий елемент самодисципліни і самоорганізації. Нижче публікуємо практичні рекомендації калитника (скарбника) “Лісових Чортів” ст.пл.скоба Сашка Свистуна щодо того, як організувати ефективну систему здачі внесків у курені. 

Якщо хочете, щоб внески здавали вчасно, варто дотримуватись кількох правил:

1. Усі вкладки мусять бути рівними для всіх або ж розмір мусить бути загально прийнятий з усіма передбаченими винятками.

2. Кожен внескодавець мусить мати можливість в будь який час мати доступ до інформації про свою заборгованість або переплату, і мати можливість порівняти її з аналогічною інформацією інших внескодавців (для цього якомога краще підходить служба google docs, що має відповідні налаштування безпеки доступу).

3. Кожен внескодавець має знати, за рахунок чого сформувалась його заборгованість.

4. Кожен внескодавець має знати, на що тратяться кошти, які в свою чергу не можуть бути використані без загального погодження.

5. Слід стимулювати вчасну здачу внесків та здачу внесків наперед (а саме можна зменшити розмір вкладки при оплаті наперед, або може бути можливість використовувати наявні гроші на рахунку внескодавця при купівлі внутрішньокурінних речей або вкладки за внутрішньокурінні акції).

6. Крім безпосередньої вкладки готівкою з рук в руки, варто застосовувати альтернативні види оплати (перерахунок на банківську картку тощо)

7. Варто регулярно робити розсилки з загальним станом по вкладках серед вкладкодавців, де окремо виокремлювати тих хто має великі заборгованості (і пропонувати їх виключити), та відзначати тих хто таких не має, і\або має переплати

8. Гроші не можуть лежати мертвим вантажем у скарбника, вони для того щоб їх правильно витрачати !!!

Часто у пластових одиницях скарбник має одну невдячну функцію – збирати внески. Тому стають скарбниками зазвичай неохоче, а діловодства свої частенько занедбують. Насправді ж скарбник має набагату ширшу сферу повноважень, а його роль у житті і процвітанні куреня є дуже важливою. Нижче подаємо обов’язки курінного скарбника згідно правильника УПЮ. Чи справно функціонує ця ділянка у вашому курені?
Курінний скарбник:
•а) Веде записник курінного майна; має нагляд над майном куреня і гуртків;
•б) Розплановує бюджет куреня, веде його касову книгу, й на сходинах Ради гурткових подає касовий звіт;
•в) Полагоджує всі потрібні закупи для куреня;
•г) Всі по квітування і посвідки тримає в якнайбільшому порядку; весь час готовий прозвітувати сальдом у готівці й оригінальними квитанціями;
•д) Старається про придбання пластовими способами фондів та майна для куреня;
•е) Заохочує членів куреня до пластового заробітку й ощадності;
•є) Виконує інші обов’язки схвалені Курінною Радою або на доручення курінного.
__
Більше порад для діловоства скарбника шукайте у постах із тегами “скарбнику“.